Über toolpilots
SupportBlick auf das gesamte Marketingjahr
Mit der Gantt-Ansicht haben Sie den vollständigen Überblick über das gesamtes Marketingjahr. Alle Kampagnen und Projekte werden mittels einer Zeitleiste in einer hierarchischen Struktur dargestellt. Durch die farbliche Gliederung anhand der Projekttypen haben Sie jederzeit einen zeitlichen und thematischen Überblick über Ihre Aktivitäten und den Marketingmix.
Alternativ können Sie alle Projekte auch in einer tabellarischen Ansicht mit nutzerindividueller Spaltenkonfiguration anzeigen.
Über alle Projektphasen
Projekte durchlaufen in toolpilots MATE bei Bedarf einen individuellen Lebenszyklus. Angefangen von der Planung, über die Vorbereitung, die Durchführung sowie den Abschluss pflegen Sie im System unterschiedliche Informationen zu einem Projekt. Die entsprechenden Eingabemasken und Datenfelder können je Projektphase individuell für Ihr Unternehmen konfiguriert werden.
Zahlreiche spezialisierte Eingabefelder
In toolpilots MATE lassen sich vielfältige Information zu einem Marketingprojekt hinterlegen. Beginnend bei wenigen Pflichtangaben wie dem Titel, dem Start- sowie Enddatum und dem Projekttyp können Sie bei Marketingprojekten u.a. eine Beschreibung, den verantwortlichen Nutzer, verschiedene Kostenpositionen, automatisch erzeugte Projektnummern, KPIs mit Ziel- und Ist-Werten, Bewertungen nach individuellen Kriterien, Zielbeschreibung und Zielerreichung sowie historisierte, personalisierte Kommentare hinterlegen.
Benutzerdefinierte Felder
Ergänzend zu den Standardfeldern können zu jedem Element der Planung und der Stammdaten auch beliebige benutzerdefinierte Felder konfiguriert werden. Diese können entweder einzeilig oder mehrzeilig sein und verschiedenen Formaten wie Zahlen- und Datumsformaten entsprechen.
Flexible Kategorien
Projekte lassen sich in toolpilots MATE beliebigen Kategorien zuordnen, die bei Bedarf auch hierarchisch sein können. Die Verknüpfung kann entweder mittels einer einfachen oder einer mehrfachen Zuordnung erfolgen. Fehlt beim Anlegen eines Projektes eine Kategorie in der Auswahl, kann diese direkt im Eingabedialog ergänzt werden.
Wurde für die übergeordnete Kampagne bereits eine fachliche Zuordnung von Kategorien vorgenommen, werden diese auf Wunsch automatisch auf die Projekte übertragen.
Smarte Terminverschiebung
Verschieben Sie eine Kampagne oder mehrere Projekte gleichzeitig um einen gewünschten Zeitraum ohne alle Elemente einzeln zu bearbeiten. Sie haben die Wahl zwischen einem, sieben und 30 Tagen sowie einem ganzen Jahr.
Mächtige Filter
Definieren Sie beliebige Filter, um die Sicht auf Ihre Marketingplanung fachlich zu spezialisieren. Mit wenigen Klicks können Sie die Auswahl der angezeigten Projekte mittels einer Kombination von selektierten Kategorieelementen auf das Wesentliche reduzieren.
So erhalten Sie beispielsweise eine Liste aller Projekte, die dem klassischen Marketing zugeordnet sind, mit einem bestimmten Dienstleister durchgeführt wurden oder nach bestimmten Kriterien bewertet wurden.
Filter lassen sich im System speichern und anderen Teammitgliedern zur Verfügung stellen.
Exporte als PDF oder Excel-Dokument
Mit der Export-Funktion können Sie Ihre aktuelle Planung als PDF- oder Excel-Dokument sichern. Durch Filterung angepasste Sichten werden hierbei natürlich berücksichtigt. Im Excel-Export der tabellarischen Ansicht sind alle vom Nutzer gewählten Spalten enthalten.
In der Gantt-Ansicht wird auf Wunsch die inhaltliche Hierarchie der Planung mittels gruppierter Zeilen abgebildet.
Rollen und Rechte
Mittels der Zuweisung von Rollen steuern Sie den Zugriff eines Nutzers auf die Funktionalität des toolpilots MATE und auf Ihre Daten. Für jeden Mandanten können im System beliebige Rollen definiert und mit Berechtigungen versehen werden.
Somit kann beispielsweise gewährleistet werden, dass verschiedene Marketingteams bzw. Abteilungen nur jeweils die eigene Teilplanung einsehen und bearbeiten können, leitende Manager aber einen Zugriff auf die gesamte Planung haben. Auch rein lesende Nutzer lassen sich im System über entsprechende Rollen einrichten.
Freigabeprozesse
Mit den Freigabeprozessen zwischen einzelnen Phasen eines Projekts gewährleisten Sie in größeren Teams die fachliche Qualität auf Basis eines Vier-Augen-Prinzips.
So könnte beispielsweise die Ziel- und Kostenplanung eines Projekts nach der Vorbereitungsphase durch einen Teamleiter geprüft und angepasst werden. Alternativ könnte das Projekt aber auch entsprechend kommentiert an den Projektverantwortlichen zurückgegeben werden, um dann nach einer Überarbeitung wieder zur Freigabe eingereicht zu werden.
Die notwendigen Benachrichtigungen zu den einzelnen Prozessschritten erfolgen hierbei automatisch in der Anwendung und je nach Nutzereinstellung zusätzlich per E-Mail.
Vorlagen
Zu jedem Projekttyp und den Kampagnen können Sie in toolpilots MATE beliebige Vorlagen für KPIs und Aufgaben definieren. Diese werden Ihnen dann bei der Neuanlage eines entsprechenden Projektes oder einer Kampagne als Vorlage angeboten.
Integrierte Dateiablage
Mit toolpilots MATE gehört die zeitintensive Suche nach Dateien und Dokumenten der Vergangenheit an. Mit der integrierten Dateiablage fügen Sie Assets an beliebige Elemente der Planung an.
Der Dateidialog listet alle Dateien zu einem ausgewählten Element auf und informiert Sie über Name, Erstellungsdatum, Größe und Art des Anhangs. Das umfassende Rollen- und Rechte-Management steuert wie allgemein in der Planung den Zugriff.
